Informationen zum Datenschutz und zur Datenerfassung

Mandanteninformation
zur Erfüllung der Informationspflichten bei Mandatsbeginn
gem. Art. 13 und 14 DSGVO


Notare und Rechtsanwälte
Priebe & Bothe PartG mbB
AG Kiel PR 669 Ki

Breite Straße 40-44 • 25524 Itzehoe
Tel: 04821/6818-0 • Fax: 04821/6818-18
Mail: itzehoe@priebe-bothe.de - Internet: www.priebe-bothe.de


01. Hinweise zur Datenverarbeitung
Im Anwalts- wie auch im Notarbereich gelten besondere Verschwiegenheitsverpflichtungen, aber auch eine
Rechtsanwalts- und Notarkanzlei kann heute nicht mehr ohne die Erhebung von persönlichen Daten ihrer
Mandanten (Anwaltsbereich) bzw. Auftraggeber (Notariat) sowie ggf. an dem jeweiligen Verfahren/Vorgang
beteiligter Dritter sowie die elektronische Verarbeitung dieser Daten die von ihr erwarteten Dienstleistungen erfüllen.
Nachfolgend haben wir daher die für Sie wichtigen Informationen zur elektronischen Datenverarbeitung in unserer
Kanzlei zusammengestellt. Wesentliche Grundlagen sind dabei das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), das
Landesdatenschutzgesetz für Schleswig-Holstein (LDSG) sowie die Europäische Datenschutzgrundverordnung
(DSGVO).

Sollten Sie noch weitergehende Fragen zu diesem Thema haben, wenden Sie sich bitte an einen der Partner oder
an den in unserer Kanzlei für die Verarbeitung von Daten Verantwortlichen und Datenschutzbeauftragten:


Herrn Bürovorsteher Stephan Quandt
geschäftsansässig in 25524 Itzehoe, Breite Straße 40-44
Tel.: 04821 / 6818-16 - Mail: quandt@priebe-bothe.de


Sämtliche Angaben dieser Datenschutz-Information gelten für die Datenverarbeitung durch die Kanzlei
"Rechtsanwälte Priebe & Bothe Partnerschaft mbB" in 25524 Itzehoe, Breite Straße 40-44, Tel.: 04821/6818-0, Fax:
04821/6818-18, Mail: itzehoe@priebe-bothe.de.


02. Betroffenenrechte
Als von der Datenerfassung und Verarbeitung Betroffene(r) haben Sie mindestens folgende Rechte:

- gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen.
Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten,
die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante
Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder
Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben
wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf.
aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen;

- gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns
gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;

- gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen,
soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung
einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder
Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;

- gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen,
soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren
Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder
Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die
Verarbeitung eingelegt haben;

- gemäß Art. 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem
strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen
Verantwortlichen zu verlangen;

- gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen. Dies hat
zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen
dürfen und

- gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür
an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Kanzleisitzes wenden.

Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f
DSGVO verarbeitet werden, haben Sie zudem das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die
Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer
besonderen Situation ergeben oder sich der Widerspruch gegen (von uns nicht betriebene) Direktwerbung richtet.
Im letzteren Fall haben Sie ein generelles Widerspruchsrecht, das ohne Angabe einer besonderen Situation von uns
umgesetzt wird. Zur Geltendmachung Ihres Widerrufs- oder Widerspruchsrechtes genügt eine E-Mail an unsere
zentrale Mailadresse.


03. Datenerhebung und -speicherung in unserer Kanzlei
Schon für die Bearbeitung eines "einfachen" anwaltlichen Mandates ist die Erhebung der folgenden Basisdaten
unumgänglich, um Kontakt mit dem Mandanten zu halten und seine Ansprüche gegenüber bzw. mit Hilfe
Dritten/Dritter (z.B. Gegner, Gericht, Staatsanwaltschaft) geltend zu machen:

- Anrede, Vorname, Nachname,

- gültige postalische Anschrift,

Für eine schnelle Kontaktaufnahme erheben wir darüberhinaus als erweiterte Basisdaten regelmäßig:

- eine Telefonnummer (Festnetz und/oder Mobilfunk)

- eine gültige E-Mail-Adresse.

Schließlich benötigen wir in Abhängigkeit von dem individuellen Mandat Informationen, die für die Geltendmachung
und Verteidigung Ihrer Rechte im Rahmen des Mandats notwendig sind. Die Erhebung dieser Daten erfolgt,

- um Sie als unseren Mandanten identifizieren zu können;
- um Sie angemessen anwaltlich beraten und vertreten zu können;
- zur Korrespondenz mit Ihnen;
- zur Rechnungsstellung;
- zur Abwicklung evtl. vorliegender Haftungsansprüche/ Geltendmachung etwaiger Ansprüche gegen Sie.

Im Notariat werden -abhängig vom Vorgang und ggf. zur Erfüllung von Mitteilungspflichten- um z.B. beauftragte
Urkunden entwerfen zu können oder Beglaubigungen von Unterschriften vorzunehmen, noch weitere Daten benötigt
und von uns erhoben. So werden zur ordnungsgemäßen Identifikation von an Urkundsgeschäften beteiligten
Personen zusätzlich benötigt:

- das Geburtsdatum;
- der Geburtsname (soweit vorhanden).

In Nachlassangelegenheiten (z.B. Testamentsbeurkundung) werden u.a. zwecks Mitteilung an das zentrale
Testamentsregister weiter erfragt:

- der Geburtsort
- das Geburtsstandesamt;
- die Geburtsregisternummer.

Soweit gesetzliche Mitteilungspflichten gegenüber den Finanzämtern bestehen (z.B. bei Grundstückskaufverträgen),
benötigen wir zudem:

- die steuerliche Identifikationsnummer.

Aufgrund der Anforderungen des Geldwäschegesetzes (GWG) müssen Notare als sog. „Verpflichtete“ bei
bestimmten Geschäften (z.B. Grundstückskaufvertrag, Anteilsübertragung) die sog. wirtschaftlich Berechtigten bei
beteiligten Gesellschaften feststellen. Hierzu müssen die Eigentums- und Kontrollstruktur der beteiligten
Unternehmen dokumentiert werden.
Die Datenverarbeitung erfolgt auf Ihre Anfrage (Auftrag/Mandat) hin und ist nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO zu
den genannten Zwecken für die angemessene Bearbeitung des Mandats/Auftrages und für die beidseitige Erfüllung
von Verpflichtungen aus dem Mandatsvertrag erforderlich.


04. Löschung von Daten I Fristen
Die für die Mandatierung bzw. notarielle Tätigkeit von uns erhobenen personenbezogenen Daten werden
grundsätzlich bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten gespeichert und danach gelöscht, es sei
denn, dass wir nach Artikel 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO aufgrund von steuer-, handelsrechtlichen oder sonstigen
gesetzlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (z.B. aus BeurkG, BRAO, HGB, StGB oder AO) zu einer
längeren Speicherung verpflichtet sind oder Sie in eine darüber hinausgehende Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1
lit. a DSGVO eingewilligt haben.

Insbesondere bestehen folgende gesetzliche Aufbewahrungspflichten:

- 010 Jahre gem. § 147 AO für Buchhaltungsunterlagen
- 005 Jahre gem. § 50 II BRAO für Rechtsanwaltshandakten
- 007 Jahre gem. § 5 IV DONot für Nebenakten des Notars
- 005 Jahre gem. § 5 IV DONot für Wechsel- und Scheckproteste (Notar)
- 100 Jahre gem. § 5 IV DONot für Urkundenrolle u. Urkundensammlung (bis 2022) des Notars
- 100 Jahre gem. § 50 I NotAktVV für die elektronische Urkundensammlung (BnotK)
- 030 Jahre gem. § 50 I NotAktVV für Papiergebundene Urkundensammlung u.ä. (ab 2022)
- 030 Jahre gem. § 5 IV DONot für Massen- und Verwahrungsbuch, Kontoliste u.ä. (Notar)
- 005 Jahre gem. § 8 GWG für Aufzeichnungen nach dem Geldwäschegesetz (Notar)

Notarielle Urkunden sowie beglaubigte Ablichtungen öffentlich beglaubigter Urkunden sind in der
Urkundensammlung des Notars auf unbeschränkte Zeit aufzubewahren, wenn sie vor dem 01.01.1950 errichtet
wurden. Die Urkundensammlung wird nach dem Ende der Notarstätigkeit durch das zuständige Amtsgericht zur
Erfüllung der Fristen weiterverwahrt.

Weiter eingeschränkt wird die Löschung bestimmter Daten in einem Anwaltsnotariat (z.B. Kanzlei Priebe & Bothe
PartG) durch die Bestimmungen des § 3 I 7 BeurkG bzw. § 45 I BRAO u. § 3 BORA (sog. Vorbefassung), da
Rechtsanwälte und Notare hier auf Dauer in die Lage versetzt werden müssen, zu prüfen, ob sie für eine bestimmte
Person bereits einmal tätig waren und was der Inhalt dieser Tätigkeit war.


05. Weitergabe von Daten an Dritte
Eine Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte zu anderen als den im Folgenden aufgeführten Zwecken findet
grundsätzlich nicht statt. Im Rahmen der Standes- und Dienstaufsicht sind Notare allerdings ggf. zur Erteilung von
Auskünften an die Notarkammer oder die Dienstaufsichtsbehörde verpflichtet, die wiederum einer amtlichen
Verschwiegenheitspflicht unterliegen.

Soweit dies nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO für die Abwicklung von Mandatsverhältnissen oder Aufträgen im
Notariat mit Ihnen erforderlich ist, werden Ihre personenbezogenen Daten an Dritte weitergegeben. Hierzu gehört
insbesondere die Weitergabe an Verfahrensgegner und deren Vertreter (insbesondere deren Rechtsanwälte) sowie
Gerichte und andere öffentliche Behörden zum Zwecke der Korrespondenz sowie zur Geltendmachung und
Verteidigung Ihrer Rechte sowie die Erfüllung gesetzlicher Mitteilungspflichten. Die weitergegebenen Daten dürfen
von dem Dritten ausschließlich zu den genannten Zwecken verwendet werden.

Das Anwalts- bzw. Notargeheimnis bleibt unberührt. Soweit es sich um Daten handelt, die dem Anwalts- bzw.
Notargeheimnis unterliegen, erfolgt eine Weitergabe an Dritte nur in Absprache mit Ihnen.

Ab dem 01.07.2022 werden die Urkunden des Notars zwingend in elektronischer Form bei der Bundesnotarkammer
im sog. Elektronischen Urkundearchiv elektronisch (PDF/A) gespeichert. Im Notariat bestehen zudem in
Abhängigkeit von der spezifischen Beurkundungs- bzw. Beglaubigungstätigkeit zusätzliche gesetzliche
Mitteilungspflichten, nach welchen unsere Notare bestimmte staatliche Stellen zu unterrichten haben.

Dies betrifft insbesondere folgende notarielle Tätigkeiten/Vorgänge:

- § 18 GrEStG Anzeige von Urkunden, welche möglicherweise Grunderwerbsteuer auslösen. Verpflichtung
wird erfüllt durch Übersendung einer Urkundskopie und eines vom Notariat
ausgefüllten Formulars (Veräußerungsanzeige) an das zuständige Finanzamt;

- § 34 I ErbStG Anzeige von Urkunden, welche möglicherweise Erbschafts- oder Schenkungssteuer
auslösen. Verpflichtung wird erfüllt durch Übersendung einer beglaubigten Urkunds
kopie an das zuständige Finanzamt (Schenkungssteuer);

- § 54 EStDV Anzeige von Urkunden, welche die Gründung, Kapitaländerung, Umwandlung oder
Auflösung einer Kapitalgesellschaft betreffen. Wird erfüllt durch Übersendung einer
Urkundkopie an das zuständige Finanzamt (Sitz des Unternehmens);

- § 34 a BeurkG Anzeige von Urkunden, welche erbrelevante Inhalte haben. Verpflichtung wird erfüllt
durch Ausfüllen eines elektronischen Formulars über eine durch besondere Hardware
geschützte Datenleitung bei dem zentralen Testamentsregister der Bundesnotarkam
mer;

- § 44 III PStG Anzeige von Urkunden über die Anerkennung der Vater- oder Mutterschaft. Verpflich
tung wird erfüllt durch Übersendung einer beglaubigten Urkundskopie an das Ge
burtsstandesamt des Kindes (ggf. Standesamt I Berlin);

- § 195 BauGB Anzeige von Urkunden zur Übertragung von Grundvermögen (außer im Schenkungs
wege) oder zur Begründung eines Erbbaurechtes. Verpflichtung wird erfüllt durch
Übersendung einer Urkundskopie an den zuständigen Gutachterausschuss;

- § 40 II GmbHG Anzeige von Urkunden, welche die Höhe des Stammkapitals und/oder die Zusam
mensetzung der Gesellschafter bei einer GmbH ändern. Verpflichtung wird erfüllt durch
Übersendung einer formellen Gesellschafterliste an das Handelsregister;


06. Datensicherheit
In der Kanzlei Priebe & Bothe PartG mbB findet kein Outsourcing statt, wir beauftragen also keine Dritten mit der
Bearbeitung unserer Daten. Gem. Art. 32 DSGVO sind wir verpflichtet Massnahmen zu ergreifen, die die Integritat
und Vertraulichkeit der Datenverarbeitung gewährleisten. Um diese Massnahmen nicht zu korrumpieren, werden
diese hier nicht im Detail benannt.

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